Eventlink ad un evento grande

Ho avuto l'onore di essere parte del team arbitrale dello scorso 4 Seasons Spring 2022. Tutti gli eventi tranne il team trios sono stati gestiti con Eventlink e Companion. Parliamo di vari eventi in parallelo e di qualche centinaio di giocatori. C'è stato sicuramente qualcosa di nuovo in questa gestione dei tornei: qualcosa di buono e qualcosa di meno buono, ma tutto decisamente degno di essere condiviso.

Se non sapete cosa sia Eventlink, sappiate che è il sostituto del WER. Questo nuovo software permette ai giocatori di iscriversi ad un torneo tramite l'app Companion semplicemente inserendo lì il codice alfanumerico associato all’evento. Una volta fatto, sarà possibile “interagire” con il torneo direttamente da lì (sapere il tavolo a cui giocare, inserire il risultato, sapere quanto manca alla fine del turno, droppare, etc.).
Vediamo come tutto ciò influenza i nostri compiti durante la giornata..

Paper - Come abbiamo visto, i giocatori sanno a che tavolo andare dal loro telefono. Quando molti giocatori stanno cercando di avere la stessa informazione contemporaneamente, l'app potrebbe bloccarsi, specialmente se in contemporanea c'è qualche prerelease, game day o altro evento ufficiale a livello mondiale. Inoltre, alcuni giocatori potrebbero non avere l'app, non avere accesso ad internet o aver poca batteria. Il mio consiglio è di vedere come va: se 5 giocatori vengono a chiedervi ad inizio turno dove giocare, la cosa è perfettamente gestibile. Se sono 50, o se l'app è molto lenta e ci mettono molto a vederlo e ad andare al tavolo, potreste voler appendere una o più copie di pairing cartacei.
In cambio non dovremo stampare e distribuire le slip, e potremo stampare e appendere meno (o nessun) pairing cartaceo.

EoR - Niente slip, niente tempi extra sui tavoli. Di conseguenza potremmo voler mettere dei post-it sui tavoli a cui segnare il tempo extra, come riferimento visivo sia per i giocatori che per gli arbitri. É una buona idea segnare sul post-it anche il numero di tavolo e di round in cui diamo l’estensione di tempo, nel caso in cui i foglietti si stacchino o se quelli vecchi non vengono rimossi prima dell’inizio del turno successivo. Se volete usare un colore più sgargiante di quanto abbiamo fatto noi, sarà sicuramente più visibile.

Abbiamo anche meno controllo sui risultati consegnati: con le slip bastava vedere se era ancora lì ed era ancora bianca, ora dobbiamo chiedere ai giocatori se hanno messo il risultato (e vedere se lo hanno fatto bene: lo devono inserire e poi confermare due volte), mentre se non c'è più nessuno, non sappiamo se hanno inserito il risultato prima di andarsene o no (“ah, pensavo lo facesse il mio avversario…”). Inoltre, a volte il risultato ci mette un po' ad arrivare ad Eventlink.
Quando rimangono pochi tavoli possiamo chiedere allo SK quali risultati non ha ancora, vedere se c'è qualcuno giocando a quei tavoli e chiamare i giocatori se no, o assicurarci che inseriscano il risultato se hanno finito ma sono ancora lì. Un po' come abbiamo sempre fatto, ma con maggior proattività da parte nostra poiché abbiamo meno controllo su queste informazioni rispetto al passato.

Risultati - In caso di pareggio, i giocatori possono solo inserire un risultato di 1-1 nel Companion. Se vogliamo che i risultati siano coerenti, lo SK dovrà correggere a fine turno i pareggi, cambiandoli a 1-1-1 o a 0-0-3 in base al caso. Anche con i risultati abbiamo il problema che se molti giocatori provano ad eseguire la stessa operazione nello stesso momento, l’app si sovraccarica e rallenta o si blocca del tutto. Potremmo avere vari giocatori che non riescono ad inserire il risultato e che ce lo vogliano comunicare. In base alla loro quantità e a dove si trovano, possiamo indicargli di andare direttamente dallo SK, o segnarci il numero di tavolo, i cognomi e il risultato e comunicarlo noi allo SK (o decidere di stampare le slip, tagliarle e distribuirle per il resto del torneo, in base alla criticità della situazione). Ricordatevi che è buona norma comunicare con lo SK per sapere quale metodo preferisca fra quelli elencati, in modo da avere un processo fluido di registrazione che sia funzionale non solo per noi, ma anche per lui.

No-show - Quando un giocatore non si presenta al tavolo, il suo avversario può inserire un risultato di 2-0, ma non può ovviamente droppare chi non è venuto. Per farlo noi dobbiamo sapere come sempre chi c'è effettivamente al tavolo, in modo da rimuovere dal torneo chi non si è presentato. Senza slip potremmo voler preparare dei foglietti come questo da portare poi allo SK.

Penalità - Non avendo le slip su cui segnare le penalità, potremmo voler tenerne traccia in un apposito foglio alla judge station, o su un documento elettronico condiviso.

Iscrizioni - Se un giocatore arriva tardi o ci sono stati dei problemi e non si trova sui pairing, una volta creati gli abbinamenti non possiamo inserirlo come prima ad un tavolo a caso. Abbiamo solo due opzioni: inserirlo con un ML, o inserirlo ma rifare i pairing completamente. Per evitare questo problema, possiamo fare un annuncio chiedendo ai giocatori di controllare nel loro Companion di risultare effettivamente nel torneo prima di generare i pairing del primo turno e lasciare un paio di minuti per il controllo e per la soluzione di eventuali problemi.
Abbiamo un problema simile anche se qualche risultato non è stato inserito correttamente: non possiamo cambiarlo una volta generati i pairing del turno successivo. Per evitare questo problema, una volta ricevuti tutti i risultati del turno, possiamo annunciare ai giocatori di controllare la classifica sul Companion e lasciare loro un paio di minuti di tempo prima di creare il turno successivo in sicurezza. È pur vero che la responsabilità ultima dei risultati inseriti è dei giocatori, ma se possiamo evitare qualche problema è sempre una buona idea ;)

Quanta più esperienza e punti di vista accumuleremo su Companion ed Eventlink ai grandi eventi, tanto più potremo migliorare le nostre procedure in questo contesto. Se avete qualche consiglio, scrivetemi pure e sarò lieto di integrarlo. Intanto, alla prossima!

Revisione a cura di Jacopo Strati.