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Team Leading Logistics at Limited GPs (traduzione)
Articolo del 26-4-2011 a cura di Tiddi William
Tiddi William

Tag: Arbitrare Tornei best practices logistica limited REL Competitive GP

di David de la Iglesia, L2 Spagna
 
 
Logistica, cos'è innanzitutto?
La logistica consiste nella pianificazione e gestione di una complessa serie di compiti. La buona riuscita dipenderà da quanto efficacemente utilizzerete le risorse disponibili e quanto rapidamente e agilmente riuscirete a adattarvi alle variazioni in corsa di queste risorse.
 
Al vostro Prerelease o FNM locale, la gestione logistica sarà piuttosto semplice. Quasi sicuramente l'evento si svolgerà in un negozio e i tavoli, le sedie, computer, stampante, ecc. saranno già stati preparati per voi, dal momento che la location probabilmente ospiterà regolarmente dei tornei. Inoltre, i partecipanti saranno sufficientemente pochi da essere gestibili con l'aiuto di al più un paio di judge. Distribuite il prodotto, istruite i giocatori, e via al torneo.
 
Ora consideriamo un Grand Prix da 1800 giocatori. Questa è una vera sfida!
 
 
Ovviamente, un Grand Prix di queste dimensioni avrà uno staff adeguato; l'Head Judge (anche più di uno, se l'evento viene suddiviso) provvederà a un'organizzazione con un sistema di Team Leader (TL), in cui un judge esperto gestirà un team di quattro-sei judge. Questi team normalmente sono Logistica, Paper, e Deck Check. Generalmente ci sarà un TL della Logistica per ciascun lato del torneo, perché un evento così grande verrà normalmente gestito come un GP diviso, ossia ci saranno due (o addirittura tre) eventi separati il primo giorno i cui risultati saranno poi uniti per il secondo giorno, raddoppiando i compiti e le responsabilità per ogni lato ma diminuendo la complessità delle operazioni dovendo occuparsi ognuna di un evento di dimensioni più maneggevoli.
 
 
Day Uno
 
Verranno svolti nove o dieci turni di svizzera, per cui vediamo nel dettaglio i compiti che il vostro team dovrà svolgere.
 
Preparazione della sala
La priorità assoluta della giornata è avere una stima dei giocatori iscritti per esser sicuri di avere abbastanza tavoli, numeri di tavolo, e sedie. Questo è un compito a cui il TO in genere provvede prima dell'apertura della sala, poiché muoversi in una moltitudine di giocatori (ognuno dei quali con uno zaino sulle spalle) rallenterebbe qualunque eventuale operazione successiva. Una volta che la sala è stata sistemata con la quantità stimata di tavoli, numeri di tavolo, e sedie, potrebbe esser necessario aggiungerne se la partecipazione dovesse superare le previsioni. Il venerdì sera potete farne una stima basata sulle preiscrizioni. Per i GP europei, la regola pratica è che i preiscritti del venerdì pomeriggio saranno circa i due terzi del totale finale.
 
Pierre Laquerre e Ivan Morel preparano un tavolo al GP—Bochum ‘10
 
Per sistemare i numeri dei tavoli, un compito che andrà svolto prima che i giocatori invadano la sala: due o tre judge possono scriverne i numeri sui segnatavoli pieghevoli con un pennarello indelebile (o attaccare su di essi i numeri stampati), e poi distribuire e piegare i segnatavoli per la sala seguendo le indicazioni dell'HJ riguardo l'ordinamento dei tavoli, in genere seguendo una sequenza "serpeggiante".
 
Jeremie Granat e Claire Dupré scrivono i numeri di tavolo al GP—Bochum ‘10
 
Preparazione del prodotto e altro materiale
Il prodotto è la cosa più importante da preparare per un evento limited; fatevi due conti per capire quanto dovrete prepararne e distribuirne (sei booster per giocatore) e mettete il vostro team a sbustare furiosamente.
 
 
Per 1800 giocatori avrete bisogno di 10800 booster; ossia 50 "case" di prodotto. Procuratevi il prodotto e fatelo preparare al vostro team in una maniera che faciliti la distribuzione. Contatelo e poi ricontatelo ancora, è di fondamentale importanza che le cifre siano corrette. Potete inserire prodotto per otto giocatori in un singolo box, come mostrato dall'immagine che segue. Se il formato prevede diverse espansioni dovrete anche assicurarvi di aver preparato e diviso booster del tipo appropriato in modo che ogni giocatore riceva il corretto assortimento di prodotto.
 
Per effettuare il deck swap, potrebbero andare distribuiti dei deck box ai giocatori per mettervi all'interno il contenuto del pool aperto assieme alla decklist e passare il tutto facilmente. Altre opzioni potrebbero essere usate per far svolgere ai giocatori questa procedura, come elastici o sacchetti di plastica. Carte foil promozionali, tappetini o altri omaggi potrebbero andar distribuiti ai giocatori; se questo è il caso assicuratevi di contare e preparare anche questi per la distribuzione.
 
 
Dovrete anche preparare e/o procurare l'altro materiale necessario durante la giornata al vostro o altri team. Il vostro team sarà responsabile di fornire le risorse necessarie agli altri team per i compiti ad essi assegnati. Trovate le terre base; verificate di averne a sufficienza per ogni giocatore, considerando che una confezione piccola dovrebbe bastare per 12-16 giocatori. Dovrebbero essere fornite decklist di colori diversi per ciascun lato del GP; individuatele e assicuratevi che ce ne siano a sufficienza. I team Deck Check avranno bisogno di cartelline per le decklist in cui riporle in ordine alfabetico, e il team Paper, che molto probabilmente a questo punto della giornata sarà impegnato con la registrazione, avrà bisogno di preparare i tabelloni per i pairings. Procuratevi questi pannelli e concordate col Team Leader del Paper dove andranno posizionati e come saranno divisi i name range. Il team Paper avrà anche bisogno di nastro adesivo e forbici.
 
preparano i deck box al GP—Bochum ‘10
 
Coordinamento della distribuzione
Trovate un sistema per distribuire decklist, prodotto, deck box, tappetini, carte foil promo, e/o altri omaggi o materiale. Potete usare i flight case come trolley per trasportare in giro il materiale. Assicuratevi che i judge non si intasino in singole aree e coordinate la distribuzione in modo che nessun giocatore resti senza il materiale necessario.
 
Quando i giocatori inizieranno a registrare il pool, si genererà parecchia spazzatura - occorreranno sacchi di plastica per riporvi tutti i rifiuti. I vostri judge dovranno raccogliere tutto a mano, a meno che non sfruttiate altro materiale usato per l'evento. Una volta distribuito l'intero prodotto contenuto in un box, invece di gettarlo, lasciatelo semplicemente sul tavolo. I giocatori tenderanno a riporvi in automatico i rifiuti invece di lasciarli sui tavoli, facilitando i floor judge nel mantenere pulita la sala.
 
Distribuite le terre base direttamente ai tavoli; lasciate una pila di terre prese dalle confezioni piccole per ogni quattro giocatori. Inoltre potete preparare un paio di land station nella sala in caso i giocatori abbiano bisogno di ulteriori terre di un certo tipo. Questo metodo è più efficace che creare solo le land station dove i giocatori si ammasserebbero rapidamente; così i giocatori avranno un accesso più rapido alle terre base e finiranno la costruzione più rapidamente. L'HJ dirà ai giocatori, durante l'annuncio, di scrivere il numero del tavolo a cui si trovano sulla decklist per facilitarne l'ordinamento, e di consegnare la decklist a un judge una volta finita la costruzione. Mentre i judge sono in giro a ritirare le decklist, dovranno recuperare le terre base sparse rimaste sui tavoli per riutilizzarle in seguito.
 
Procedure di Fine Turno
Questo compito è di fondamentale importanza per far scorrere l'evento nei tempi previsti, e può essere svolto da un qualunque membro del team sotto la supervisione del TL. La procedura è come segue: alcuni minuti prima della fine del round dovrete identificare i tavoli con del tempo addizionale in modo che un judge vada al tavolo e tenga traccia dell'estensione di tempo e indichi ai giocatori di procedere coi turni addizionali al momento giusto. Dopodichè lo scorekeeper vi darà una lista dei tavoli ancora aperti, e tutti questi tavoli rimasti dovranno essere controllati per vedere se il match è effettivamente ancora in corso, o se c'è una slip mancante. Quando mancano solo alcuni tavoli, ad ognuno di essi dovrà essere assegnato un judge per tenere d'occhio potenziali slow play. È importante tenere traccia di quale judge è assegnato a ciascun tavolo.
 
 
Day Due
 
Adesso il torneo si compone di due draft, sei turni di Svizzera, e una Top8.
 
Preparazione della sala
Appena finito il turno 9 del primo giorno dovrete individuare quanti giocatori avanzeranno al secondo giorno di torneo, e quanti pod saranno quindi necessari per il day due. La configurazione della sala sarà più ristretta, ma dovrà essere preparata per un duplice scopo: draftare e giocare. Questo significa che la numerazione dei tavoli dovrà essere duplicata; oltre a sistemare i numeri dei tavoli normali, anche i numeri dei pod dovranno essere preparati su segnatavoli pieghevoli appositi.
 
Preparazione del prodotto e altro materiale
Consiglio fortemente di avere il prodotto già preparato alla fine del day uno. Il prodotto potrebbe andar timbrato; questo è in genere il caso per i GP europei e nordamericani, dove la Wizards of the Coast fornisce il prodotto. Ciò può variare con TO differenti e/o nel tempo. Nel sistema della WotC, i booster vengono aperti, le foil rimpiazzate con comuni a caso, le carte sono timbrate e fermate con fascette che indicano il numero del draft, il numero della posizione nel pod (da 1 a 8) e l'ordine di apertura del prodotto (A, B e C). Dovrete assicurarvi di averne a sufficienza per entrambi i draft e la Top8.
 
 
Saranno necessarie nuovamente le decklist. Usare un colore diverso per ciascun draft è facoltativo, ma sicuramente una buona pratica; confrontatevi con il team Paper per la posizione dei tabelloni dei pairings e sistemate le necessarie barriere o altri sistemi di confinamento degli spettatori intorno alla zona del draft. È importante mantenere gli spettatori a distanza durante i draft per evitare che interferiscano.
 
Coordinamento della distribuzione
Istruite tutti i membri del team sul metodo di distribuzione che volete adottare. Consiglio di evitare sistemi di distribuzione per posizione; pre-ripartite e distribuite il prodotto per pod.
 
È una buona idea avere alcuni booster separati di rimpiazzo in caso siano necessari per qualche problema con il prodotto timbrato. Per il day due dovete solo tenere a mente due aspetti riguardo la distribuzione del prodotto. Primo, alcuni pod avranno meno di 8 giocatori, e quindi dovrete rimuovere il prodotto in più. Secondo, se state usando il sistema con le etichette numerate, dovrete far distribuire il prodotto nell'ordine adatto (in senso orario). Assicuratevi che il prodotto sia ben custodito finchè i giocatori non sono autorizzati a sedersi ai tavoli per iniziare a draftare.
 
Per tenere il prodotto al sicuro da mani indesiderate e non perdere troppo tempo aspettando a distribuire all'ultimo momento, suggerisco di utilizzare una tecnica che ho appreso dagli arbitri italiani. Quello che fanno ai loro Nazionali è preparare il prodotto per ogni pod, e poi porre il prodotto necessario a ogni pod in un booster box vuoto - ricordate, sarete pieni di box vuoti lasciati in giro dal day uno - e semplicemente sistemare un box per tavolo, in modo che il prodotto non possa essere manipolato in alcun modo senza aprire il box stesso. Così all'ultimo minuto possono distribuire il tutto molto facilmente e rapidamente in ogni pod.
 
Nuovamente, dovrete raccogliere un po' di rifiuti e distribuire le terre e possibilmente preparare anche un paio di land station.
 
Procedure di Fine Turno
Niente di nuovo rispetto alle procedure descritte per il primo giorno, l'evento è di dimensioni ben più ristrette, e più semplice da gestire riguardo questo compito. Se il vostro team si mostra più attivo risparmierete parecchio tempo; per esempio, se ci sono dieci tavoli aperti con 15 minuti a fine turno, non aspettate che il turno finisca - assicuratevi che quei tavoli siano coperti il prima possibile.
 
 
Indicazioni Generiche
 
Le procedure descritte fin qui nell'articolo recitano sempre "il vostro team", ma è importante sottolineare quant'è importante comunicare e coordinarsi con gli altri Team Leader della Logistica se il GP è diviso. Può accadere che ci sia un "sovrintendente" alla Logistica per l'evento, e poi Team Leader separati per ciascun lato. Tenete a mente che il team Logistica è responsabile per disporre come questi compiti vadano eseguiti, ma quando bisogna passare al lavoro effettivo dovrete comunicare con gli altri Team Leader per avere judge dei loro team a disposizione per portare a termine quanto programmato.
 
Alcuni compiti, come la preparazione del prodotto, vanno svolti assieme all'altro team Logistica; mentre altri, come la numerazione dei tavoli, andranno fatti separatamente per ciascun lato del GP. Identificate le attività in cui avete bisogno di raccogliere le risorse e quelle in cui dovete ripartire le operazioni e la squadra per portare a termine diversi compiti contemporaneamente. Per esempio, i deck box possono essere preparati da alcuni judge e allo stesso tempo altri possono occuparsi di avere le decklist pronte. La scaletta potrebbe aver posto un certo team ad "aiutare la Logistica". Quando avete altri team ad aiutare il vostro, assegnategli un ben determinato sotto-compito e mettete il loro team leader a supervisionarlo.
 
 
La chiave per un team Logistica vincente è una comunicazione ben coordinata con gli altri TL. La vostra interazione con gli altri TL definirà quanto efficacemente la vostra pianificazione sarà eseguita, e ricordate non solo di avere tale pianificazione, ma anche di non gestire in ogni dettaglio ogni compito personalmente: dividete gli sforzi, istruite i judge con le informazioni rilevanti e sovrintendete il tutto assicurandovi che ogni operazione venga portata a termine.
 
 
 

Traduzione: William Tiddi, L1
Revisione: Fabio Ivona, L2
Articolo originale qui.