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Logistics If You are Doing It Right, No One Will Notice (tr)
Articolo del 9-12-2009 a cura di
Tranchedone Gianluca
Tag: Arbitrare Tornei best practices logistica REL Competitive
Peter Jahn, L2 Wisconsin, USA
La Logistica è l’arte (e scienza) di riuscire a preparare tutto ciò che serve per un torneo prima che chiunque si accorga che ci fosse bisogno di preparativi. Non si tratta di far sì che la gente sia pronta, ma che lo sia tutto il resto.
La Logistica è una parte critica di ogni torneo, non importa quanto grande. Le cose non devono semplicemente “succedere”: quando non “succedono” si incorre in problemi e ritardi.
Il numero di persone necessarie per la logistica varia a seconda della grandezza dell’evento. Per piccoli tornei, una persona dovrebbe essere sufficiente (può farlo il capo arbitro, un arbitro, il TO). Per tornei più grandi, invece, potrebbe essere necessario un intero team dedicato alla logistica. Per questo articolo, comunque, ipotizziamo che il capo arbitro affidi a te il compito di occuparti della logistica di un PTQ con 250 giocatori. Lo staff del torneo sarà composto da 5 arbitri – tu, il capo arbitro e altri tre arbitri, più lo scorekeeper e l’organizzatore. Il TO ha fatto in modo che al torneo siano presenti anche dei media.
Come responsabile della logistica, il tuo lavoro inizia un paio di giorni prima del torneo.
Il primo passo per far andare tutto liscio è immaginare il torneo dal punto di vista del giocatore. Prendi carta e penna, quindi immaginati come partecipante al torneo. Immagina di camminare per tutto il giorno. Prendi nota di tutto ciò che il giocatore farà e di cui avrà bisogno, e soprattutto di cosa la logistica può fare per quel giocatore, per rendere tutto il più facile ed efficiente possibile.
Immagina di essere un giocatore che arriva al torneo. Finisci di divorare la colazione e entri in sala. Ti iscrivi. A questo punto cerchi un tavolo su cui poggiare la tua roba (probabilmente questi ultimi due punti sono invertiti nella pratica, ma noi speriamo sempre che i giocatori si iscrivano prima).
Trovato niente che la logistica possa fare? Forse dovrei dare un’altra regola necessaria a fare un buon lavoro di logistica: per qualsiasi cosa, pensa che ci sia sempre qualcosa che la logistica può fare. Ti dovrai coordinare con il capo arbitro, l’organizzatore e gli altri, ma controlla sempre tutto due volte. Se qualcun altro ha già fatto una cosa, bene, ma controlla. La maggior parte dei problemi si verificano perché qualcuno ha dimenticato qualcosa.
Ma ritorniamo al nostro giocatore ipotetico. Il giocatore è arrivato divorando la colazione. Ciò significa che inevitabilmente si porterà dietro della carta e dei rifiuti. Ci sono cestini dislocati per tutta la sala? Guardati intorno e controlla insieme all’organizzatore. Si spera che il TO abbia sistemato molti cestini nella sala (e che li svuoti quando si riempiranno), ma controlla. La spazzatura diventa un grosso problema se non c’è un posto dove metterla.
Ora l’iscrizione. Immaginati dove sarà la fila e come vuoi che i giocatori si mettano in fila. Hai delle guide o qualcosa che ti permetta di creare dei corridoi? Se no, usa qualsiasi cosa hai a disposizione per farlo e prova a far si che la fine vada in direzione della porta d’ingresso. Se non lo farai la gente inizierà ad affollarsi e finita l’iscrizione rimarranno bloccati e faticheranno ad uscire dalla folla creando ulteriore confusione. Come responsabile della logistica, il tuo compito è di prevenire che si crei confusione.
Chiedi al TO come verranno prese le iscrizioni al torneo: i giocatori dovranno segnarsi su un foglio di carta o inserire il numero DCI su un tastiera? Le tastiere rendono più veloce il processo, ma a quel punto dovrai avere un arbitro che presti attenzione alla fila, dicendo a tutti di stare pronti con numero DCI (e soldi) in mano. Se i giocatori dovranno compilare dei fogli di carta, dovrai far in modo che ci sia un tavolo con fogli bianchi e penne vicino l’ingresso e un arbitro che raccolga i fogli compilati. L’arbitro dovrebbe anche avere con se delle tessere DCI per i nuovi giocatori: potrebbero esserci persone che non hanno mai partecipato ad un torneo e di certo non vuoi che compilino la propria tessera al banco delle iscrizioni. Se succedesse la fila rallenterebbe inevitabilmente. Avere quindi un arbitro attorno ai giocatori per dire “non qui, vai a scrivere altrove!” risulta di grande aiuto.
Preparare la sala
Dovrai numerare i tavoli il prima possibile – possibilmente prima che arrivino i giocatori. È molto più semplice sistemare tavoli e sedie e numerarli se le sedie sono vuote e i tavoli non sono coperti da carte, zaini e altra roba.
Consultati con il capo arbitro e l’organizzatore per decidere come dovranno essere numerati i tavoli. Potrebbero esserci diverse motivazioni (spazio, tornei concomitanti, etc.) che vadano ad influire su questa scelta. […]
Se verranno organizzati dei side events durante la giornata – specialmente per i draft – pensa a dove far giocare i partecipanti, dove sbusteranno e dove costruiranno i mazzi. Pensa a dove sistemare le terre per i draft – e assicurati che i giocatori non debbano attraversare la sala per avere delle terre. Quando possibile, evita il formarsi di ingorghi e fai in modo che tutti possano raggiungere ciò che cercano facilmente (terre, pairings, etc.).
In ogni caso, assicurati di pensare ai side events – e a ogni altra cosa deve succedere in sala quel giorno – in modo da preparare al meglio l’evento. Se possibile, consultati con l’organizzatore in anticipo e pensa a questi eventi quando immagini il torneo principale. Quindi fai in modo che tutto combaci.
Numerare i tavoli
Una volta deciso come sarà la numerazione dei tavoli, conta tavoli e sedie. Assicurati di aver abbastanza posti a sedere per il numero di giocatori previsto – e assicurati di avere dei posti extra in caso vengano più persone del previsto. Se hai abbastanza spazio e tavoli, opta per lasciare molto spazio tra un giocatore e l’altro dallo stesso lato del tavolo (questo comfort è molto apprezzato dai giocatori) […]. Evita di dover aggiungere posti dopo l’arrivo dei giocatori. È sempre meglio preparare più posti prima e poi rimuoverli durante il torneo che non doverli aggiungere con i giocatori in sala impazienti di iniziare a giocare.
Mentre la sala si riempirà di giocatori per l’iscrizione, tieni traccia del loro numero. Se questo si avvicina al numero massimo di posti, inizia subito a pensare a come aggiungere altri posti.
Inizia a numerare i tavoli dal primo e procedi a “serpentina” – facendo in modo, cioè, di numerare una fila, ad esempio, da sinistra verso destra e la successiva da destra verso sinistra in modo che l’ultimo numero su una fila sia di un’unità inferiore rispetto all’ultimo della successiva (“guardando” entrambe le file da sinistra verso destra).
Perché numerare i tavoli in questo modo? Facendo così, se un giocatore segue una fila per cercare il proprio posto ma quest’ultimo si trova sulla fila successiva, quel giocatore non dovrà tornare indietro, dovendo farsi spazio tra gli altri giocatori che vanno nella direzione a lui opposta e questo fa risparmiare tempo. Inoltre, organizzare i tavoli in questo modo rende più facile il compito di consegnare i fogli per i risultati e i piedi degli arbitri a cui questo compito verrà assegnato ti ringrazieranno.
Il tempo risparmiato in questo modo è solo di un paio di minuti ma anche questi sono importanti. La ragione per cui i tornei finiscono tardi coincide raramente con un evento che ritarda il torneo di ore, ma è sempre causa di quelle 100 piccole cose che fanno perdere un minuto o due. Svolgere bene i compiti di logistica significa evitare quei piccoli ritardi e aggiungere piccole migliorie che facciano risparmiare pochi secondi qui e la. Fare un buon lavoro di logistica significa anche andare a casa prima delle 22.00 invece che dopo mezzanotte. […]
Prodotto
Supponiamo che il nostro torneo si in formato Limited. Dal momento che ti stai occupando di un PTQ Sealed Deck, dovrai avere il prodotto già pronto per la distribuzione. Se sei fortunato, il TO potrebbe già averlo predisposto. Il mio organizzatore locale spesso mette mazzi da torneo, buste e fogli per le liste in sacchetti di carta con molto anticipo. Se avete una situazione del genere, tutto ciò che la logistica dovrà fare è di prendere il prodotto da dove è conservato, controllare che il prodotto sia in quantità sufficiente e prepararsi a distribuirlo.
Se il prodotto non è pronto dovrai sistemarlo per tempo. Come prima cosa cerca tutto il necessario. Anche se non hai buste dove mettere il prodotto, puoi usare le scatole vuote dei box di mazzi e buste. Questi contengono 9 set sealed da torneo, quindi sarà facile distribuirli.
Ricorda: preparare il prodotto in anticipo farà risparmiare un po’ di tempo, ma anche se poco, ogni minuto conta!
Oltre al prodotto i giocatori avranno bisogno di decklist e penne. Inoltre serviranno – una volta che avranno finito di costruire i mazzi – le terre. Assicurati di sapere dov’è possibile trovarle – in quasi tutti i formati alcune terre sono più usate di altre. Nei sealed di Landa Tenebrosa per esempio, le Foreste non erano mai abbastanza.
Una volta distribuito il prodotto e dopo che i giocatori hanno registrato il mazzo, raccogli le buste vuote e buttale. Personalmente mi offro anche di prendere gli inserti di regole, le pedine e le carte dei giocatori pro, dato che spesso vengono lasciate sui tavoli. Ciò fa si che i tavoli siano sempre puliti e più importante ancora, posso tenere alcune pedine per la Top8.
Finita la fase di costruzione, prendi un box vuoto e raccogli le terre extra lasciate sui tavoli. Questo è un compito della logistica – inoltre avrai bisogno di terre per il draft della Top8.
I giocatori potrebbero aver anche bisogno di carta per le note e segnapunti. Se li avesse l’organizzatore sarebbe perfetto. In alternativa puoi ritagliare un po’ di carta inutilizzata, vecchie decklist o altro di cui non hai bisogno. Se utilizzerai vecchie decklist, ricorda di cancellare la parte con nome e numero DCI.
Durante i turni di Svizzera
La logistica non ha particolari funzioni da assolvere durante i turni di Svizzera. Per la maggior parte, gli arbitri del team logistico aiuteranno a coprire la sala. Alla fine del turno, dovranno controllare che i numeri sui tavoli non siano spariti, risistemare le sedie e tenere la sala pulita e funzionale.
Se sei il Team Leader (di solito c’è n’è bisogno in tornei grandi), assicurati che i tuoi arbitri prendano sufficienti pause e si ristorino con cibo e acqua.
Una volta iniziato il secondo turno, inizia a pensare a dove svolgere i Top8. Avrai bisogno di un tavolo attorno al quale si possa draftare – sia che esso sia rotondo o abbia quattro giocatori per lato. Far draftare i giocatori troppo vicino può creare situazioni di potenziali sbirciate ed è molto più semplice evitare questa possibilità piuttosto che compilare le scartoffie necessarie per una DQ.
Consultati con il capo arbitro per sapere se saranno ammessi spettatori durante le procedure di draft e costruzione dei Top8. A seconda della scelta del capo arbitro, dovrai sistemare la sala di conseguenza. Dovrai anche occuparti della stampa – questi vorranno di certo guardare e potrebbero aver bisogno di corrente o spazio per la video camera.
Una volta che ti sei fatto un’idea in mente su come organizzare i Top8, consultati con il capo arbitro e l’organizzatore e assicurati che non ci siano problemi. È molto più semplice cambiare i propri piani prima di iniziare a spostare i tavoli.
Una volta che il tavolo da draft è pronto distribuisci le buste per i Top8. Iniziato il draft, prepara una zona per la costruzione. Avrai bisogno di un’area dove I giocatori possano sedersi ed essere abbastanza distanti l’un l’altro, in modo che non possano guardarsi i mazzi a vicenda. Dovrai anche essere in grado di tenere lontano gli spettatori. Finito di preparare la zona, metti una penna e una decklist per ogni posto.
Mentre i giocatori costruiscono il proprio mazzo, prepara una postazione con le terre. Usa le terre che hai raccolto all’inizio del torneo se possibile. Personalmente le posizionerei sul tavolo da draft, a meno che non venga usato per i turni di Top8.
Avrai anche bisogno di un’area per far giocare i Top8: ricorda, abbastanza spazio per 4 incontri. Chiedi al capo arbitro se devi aggiungere delle sedie per gli arbitri che guarderanno gli incontri. Parla con la stampa per sapere di cos’avranno bisogno – sedie, spazio per i computer portatili, corrente elettrica, spazio per la telecamera, etc. e se preferiscono stare seduti a un’estremità del tavolo o in mezzo (generalmente la stampa sembra preferire un estremo del tavolo, gli arbitri, invece, il centro, e questo schema sembra funzionare bene).
Dovrai inoltre ricordarti degli spettatori e il controllo della folla. Il numero di spettatori che rimangono per la fine di un PTQ è generalmente basso, ma includerà almeno gli amici dei Top8 che sono in macchina con loro. Assicurati di avere abbastanza spazio per far guardare le partite senza che ci si affolli attorno a un tavolo, quindi metti una penna, un segnapunti e qualche pedina sui tavoli destinati ai Top8. Quando lo avrai fatto, ricontrolla con il capo arbitro, il TO, lo scorekeeper e la stampa che tutto sia pronto.
La logistica dovrebbe aver fatto abbastanza per questa giornata.
Certo, come arbitro, forse vorrai guardare gli incontri dei Top8 e aiutare l’organizzatore a rimettere tutto in ordine alla fine, ma una volta iniziati i Top8, la logistica avrà terminato il suo compito.
Tornei Costruito
La precedente descrizione riguarda un PTQ Sealed Deck. Ho usato un PTQ Limited come esempio perché ci ha permesso di parlare di qualche aspetto in più rispetto a un torneo costruito. In uno di quest’ultimi, infatti, non c’è bisogno di distribuire prodotto o occuparsi delle terre. Dovrai assicurarti solo che i giocatori abbiano e consegnino la propria decklist su un foglio A4. Numerare i tavoli, occuparsi delle iscrizioni e della sala sono tutte operazioni uguali in entrambi i tornei.
Insomma, per concludere, pensa in anticipo al torneo, prevedi i bisogni dei giocatori, sii pronto in anticipo su ogni aspetto del torneo.Se lo farai i tuoi tornei fileranno più velocemente e più efficientemente. Ciò farà felici tutti, anche se non si accorgeranno di cosa hai fatto per farli sentire così.
Buona Fortuna
Traduzione a cura di Gianluca Tranchedone, L1
Revisione: Fabio Ivona, L2
Revisione: Fabio Ivona, L2
Articolo originale qui.
