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Benvenuti al vostro primo GP! - Pt.1
Articolo del 28-3-2018 a cura di Franco Lamberto
Franco Lamberto

Il telefono vibra, avete delle nuove mail. Appena avete un momento controllate, e con vostro stupore una di queste recita: "Congratulations! Your application to Grand Prix Pinguino 2018 has been ACCEPTED!".
Che bello! Ancora non ci credete, correte a dirlo agli amici, ai colleghi, a tutti i vostri contatti di Facebook. Finalmente siete stati presi ad un GP e non vedete l'ora che arrivi quel giorno!
Ma, che sono tutte queste mail? Cosa devo fare? Come funziona far parte dello staff di un GP? Aiuto!
Queste mail non sono altro che le notifiche di post nel forum dell'evento su JudgeApps, di cui ora fate parte, che il Judge Manager scrive subito dopo aver pubblicato lo staff. Rispondendo a queste mail farete direttamente un post sul forum e tutti riceveranno una mail di notifica. Per questo motivo fatelo solo se assolutamente necessario, se avete un dubbio potete scrivere direttamente al Judge Manager o ai vostri amici e colleghi Judge.

Welcome to the GP Pinguino Staff

Questa mail contiene il link ad uno spreadsheet con tutte le persone in staff. Trovate la riga con il vostro nome, e nelle colonne più a destra troverete informazioni preziose.
I ruoli in cui principalmente potreste essere selezionati sono: Judge (farete parte dell'evento come Judge, ai Side Event o al Main Event) e Ops (Operations, farete parte dello staff non arbitrale del torneo, per esempio Info Desk, Prize Wall, Registration o le altre opzioni espresse nell'application dell'evento).



Nelle colonne più a destra troverete i giorni in cui siete stati selezionati. Y vuol dire che per quel giorno siete staff. Se invece lo spazio è nero vuol dire che non lo siete. Friday Shift indica restrizioni di orario al venerdì: ad esempio se avete richiesto esplicitamente di arrivare più tardi ci sarà scritto PM, altrimenti nel caso non aveste espresso preferenze troverete AM or PM.
Alcuni nella colonna della domenica troveranno scritto "Strike": questo vuol dire che per quel giorno farete parte del team che smantella la sala, pertanto inizierete nel primo pomeriggio e finirete al termine del processo.



GP Pinguino Shirt request survey

Qui troverete il link ad un form da compilare per richiedere maglie dello staff o camicie arbitrali. È importante essere puliti e professionali quindi dovreste avere una maglia o camicia per ogni giorno in cui siete in staff. Se non avete già tutte quelle che vi servono, richiedete le mancanti. Potrete poi ritirarle direttamente all'evento, chiedendo al Customer Service Manager (potete scoprire chi è nello spreadsheet, all'evento di solito orbita intorno al Side Stage).

GP Pinguino Judge staff scheduling request survey

Qui troverete un link ad un form che va compilato solamente da chi è stato selezionato come Judge. Qui dovrete esprimere le vostre preferenze sui ruoli che vorreste ricoprire nell'evento, così chi formulerà gli schedule avrà maggiori possibilità di farvi felici. Potrete principalmente scegliere tra Main Event e Side Events, inserire richieste particolari e il team o il formato da voi preferito.
Generalmente i L1 vengono assegnati ai Side Events, ma potete richiedere quel che volete (al massimo vi viene detto di no :P).

GP Pinguino Contract and Compensation Information

Qui troverete una bozza del contratto che vi verrà richiesto di firmare all'evento, insieme ad alcune informazioni su come ricevere il compenso. Prima dell'evento potreste ricevere altre mail per compilare questi documenti o fornire ulteriori dati.
Ottimo, adesso è tutto più chiaro, almeno per quanto riguarda la parte burocratica e organizzativa. Ma questo è solo l'inizio dell'avventura!

Organizzare viaggio e pernottamento

A seconda dei giorni in cui siete stati selezionati, sceglierete quando arrivare e ripartire nella città del GP. È consigliabile essere in città almeno la sera prima del primo giorno in cui sarete in staff, e ripartire comodamente il lunedì mattina (o la domenica, nel caso in cui lavoriate fino al sabato), almeno per chi arriva da più lontano. Se invece siete abbastanza vicini, potrete anche arrivare direttamente la mattina stessa e ripartire domenica sera (ma vi perderete il party!).
Solitamente qualche giorno dopo la pubblicazione dello staff viene pubblicata la Travel Guide con tanti utili consigli su come viaggiare e pernottare nella città del GP. Cercate qualche amico o collega con cui fare il viaggio insieme (o una parte del viaggio) se possibile, e qualcun altro per prendere una camera o appartamento insieme. Questo vi porterà a risparmiare e anche ad essere in piacevole compagnia.
È consigliabile trovare una sistemazione per dormire che sia facilmente raggiungibile dalla sala del torneo, e anche vicina. Le giornate saranno molto lunghe, e dover fare molta strada a piedi per andare e tornare dalla sala del torneo non vi aiuterà. Ricordate anche che la qualità del sonno è importante, è giusto risparmiare, ma almeno un letto ed una doccia vi serviranno.

What's next?

Tenete d'occhio la vostra mail o il forum dell'evento su Judgeapps. Nelle prossime settimane ci saranno vari post, probabilmente dall'Head Judge e da altri Manager dell'evento.
Uno di questi sarà lo Schedule: un altro spreadsheet in cui scoprirete cosa farete e quali orari avrete per ogni giorno in cui siete in staff. In questo documento ci sarà scritto anche chi sarà il vostro Leader per quel giorno, e a quale persona dovrete presentarvi quando arrivate in sala il giorno stesso. Ci saranno anche i contatti delle specifiche persone a cui rivolgersi per qualunque problema riguardante le varie aree del torneo.
Nella prossima parte scopriremo come funziona ogni parte del Grand Prix, quali sono le varie mansioni che potrete ricoprire,cosa comportano e come prepararsi al meglio.
Stay tuned!