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Customer Service parte 1: Come dare una penalità
Articolo del 7-4-2015 a cura di Cavallo Damiano
Cavallo Damiano

Tag: Crescita personale Customer Service best practices



Come si assegna correttamente una penalità senza causare panico o malcontento? Come gestire casi di gravi infrazioni?



Innanzitutto, va detto che i Judge hanno un ruolo estremamente importante nel mondo di Magic, ossia quello di fornire un servizio ai giocatori, ma è anche vero che essi rimangono pur sempre delle persone (a prescindere dalle opinioni di alcuni giocatori) e come tali soggetti alle debolezze umane.

Trascorriamo interminabili ore a studiare le regole e le situazioni di gioco più complesse, a praticare le buone maniere ed a cercare di imparare l'uno dall'altro. Tuttavia uno dei compiti più difficili è il dover affrontare l'applicazione pratica delle penalità.

Le penalità esistono per garantire che qualora un giocatore non segua le regole, vi siano degli strumenti per sistemare la partita senza danneggiare gli altri giocatori o l'intero torneo e per imprimere nella memoria di colui che ha commesso l'errore un marchio più o meno profondo, in modo che si ricordi di esso ed eviti di ripeterlo in futuro. Abbiamo bisogno di proteggere i giocatori che giocano secondo le regole da quelli che non lo fanno e le penalità sono necessarie per raggiungere questo obiettivo.

In questo senso, una delle maggiori difficoltà nell'assegnare una penalità è costituita dalla necessità di infondere nel giocatore la necessaria fiducia circa la correttezza della nostra decisione. Quando si tratta di giocatori con i quali abbiamo familiarità non ci sono grossi problemi, ma fare la giusta impressione con i giocatori che non ci conoscono può essere più complicato.
Questo articolo non è destinato a rendere le decisioni migliori ma a migliorare il nostro modo di assegnare le penalità derivanti dalle nostre decisioni.

Prima di procedere va ricordato che avere un atteggiamento "amichevole" aiuta i giocatori, soprattutto quelli alle prime armi. Anche i giocatori professionisti, che sono abituati a tutti i tipi di persone, preferiscono parlare con chi ha un atteggiamento amichevole.

Ecco alcuni suggerimenti per rispondere in maniera efficace ad una chiamata ed assegnare una penalità.

1 - Richiediamo l'attenzione.

Molte volte i giocatori staranno ancora discutendo tra loro su cosa sia realmente accaduto, anche dopo averci esposto la situazione di gioco. E' importante richiedere la loro attenzione prima di iniziare a parlare, in modo da poter mettere i giocatori in ascolto attento su tutti i chiarimenti e le nostre decisioni. Se dovessero esserci spettatori che stanno discutendo vicino al tavolo è necessario chiedere il silenzio di tutti quando stiamo iniziando ad esporre la decisione, in modo che i giocatori possano concentrarsi su quello che stiamo dicendo.

2 - Spiegare la situazione.

Prima di dare effettivamente la penalità cerchiamo di rivedere la situazione che ha generato il problema in modo da verificare che nulla ci sia sfuggito. Basta spiegare la situazione così come l'abbiamo capita e chiedere ai giocatori la conferma. Questo consentirà di evitare problemi in seguito.

3 - Spiegare l'infrazione e sanzione.

E' molto importante spiegare il "perché" abbiamo deciso su una specifica infrazione e la penalità che si applica in quel caso. E' molto utile anche soffermarsi sulle conseguenze della penalità ricevuta.

4 - Assicurarsi che tutto sia stato capito.

Una volta che abbiamo finito di spiegare tutte le regole e le relative penalità ai giocatori, assicuriamoci che tutti e due i giocatori l'abbiano capita. A volte un giocatore non capisce completamente, così, se abbiamo tempo e pensiamo che il torneo non soffrirà troppo per questa interruzione, cerchiamo di spiegare più chiaramente. Se il tempo è un problema, diciamo al giocatore che ci potrà chiedere spiegazioni più dettagliate in seguito e precisiamo che devono riprendere a giocare quanto prima.

5 - Guardate negli occhi.

Ricordiamoci di mantenere sempre il contatto visivo con la persona con la quale stiamo parlando. Quando stiamo ascoltando le spiegazioni di un giocatore dovremmo guardare il viso e gli occhi del giocatore. Le espressioni facciali possono fornire informazioni molto importanti. Anche quando diamo un ruling o una penalità è fortemente consigliato guardare direttamente i giocatori in modo da avere la conferma visiva che quello che stiamo dicendo è stato recepito e capito.

Come ben si comprende uno degli aspetto più importanti è la "comunicazione". Essa però è anche l'aspetto più complesso da gestire in quanto, da numerosi studi fatti, risulta che:
1- le parole rappresentano solo il 7% della comunicazione,
2- il tono di voce rappresenta ben il 38% della comunicazione,
3- il linguaggio del corpo vale addirittura il 55% della comunicazione.
Proprio così, il 93% della fiducia di ciò che diciamo sarà visibile attraverso il linguaggio del corpo e il tono di voce.
Ma la "comunicazione" inizia ancora prima di parlare, infatti l'impressione che facciamo inizia prima di arrivare al tavolo. I giocatori inizieranno ad "analizzare" il nostro comportamento già da come ci avviciniamo al tavolo, cerchiamo quindi di cogliere questa occasione per iniziare ad avere "un alone di fiducia" prima di essere giunti al tavolo.

Analizziamo i 5 punti precedenti esaminandoli alla luce della abilità comunicativa.

Come prima cosa bisogna impostare il tono del dialogo. Appena arrivati al tavolo la cosa importante è salutare educatamente e con fiducia i giocatori. Io ho un debole per "Ragazzi!" (a patto che i giocatori siano entrambi maschi). Quindi, è possibile seguire con la parte più importante di tutta la conversazione: "Cosa posso fare per voi?"
Questo è, prima di tutto, un eccellente servizio clienti, ma soprattutto, può cambiare l'intero tenore della conversazione. Dal punto di vista dei giocatori, il judge è una figura autorevole e spesso intimidatoria. Esordendo con questo saluto, invece, abbiamo annunciato che siamo lì per aiutare, e non per dispensare la giustizia di fuoco, aiuteremo i giocatori ad aprirsi, svolgendo al meglio il nostro servizio.
Mettiamo subito in chiaro che vogliamo ascoltare SOLO una persona alla volta. "Chi vorrebbe iniziare?" è un ottima frase di inizio e fa capire ai giocatori che desideriamo ascoltare una persona alla volta, ma allo stesso tempo promette anche che saranno ascoltate entrambe le versione dei fatti. Una volta che abbiamo finito di ascoltare la versione del primo giocatore, anche se siamo sicuri di sapere già cosa e come andrà gestita la chiamata, è bene dare anche all'altro giocatore l'opportunità di esporre la sua versione, se lo desidera. Ricordiamo che abbiamo promesso loro questa possibilità, e negarla corrisponde a minare la fiducia di quel giocatore.
Ora arriva la parte più delicata. Abbiamo sentito i giocatori, ed è il momento della decisione. Potrebbe essere necessario un po' più di tempo per lavorare la pila, o per essere sicuri di ricordare correttamente la regola da applicare. Non c'è niente di sbagliato in questo, ma farlo nella giusta maniera è molto più importante che risolvere la chiamata rapidamente.
Fermarsi a fissare il vuoto sicuramente mina la fiducia nella nostra decisione. Per prendere un po' di tempo e ragionare sulla situazione può risultare utile usare le carte presenti sul tavolo. Raccogliamole e leggiamole. Possiamo così utilizzare un pò di tempo in più per mettere in ordine i nostri pensieri. Dal punto di vista dei giocatori risulterà che stiamo approfondendo la situazione. Quando saremo pronti a risolvere il problema della chiamata, riposizioneremo le carte sul tavolo. A questo punto siamo pronti per fornire la soluzione con fermezza e chiarezza e nel caso di eventuale penalità non ci saranno dubbi da parte dei giocatori.
Se c'è del tempo da dare, non aspettiamo che siamo i giocatori a chiedercelo.
Prima di allontanarci ricordiamoci del "servizio clienti" e chiediamo: "C'è qualcos'altro che posso fare aiutarvi?" . Finita la gestione della chiamata non dimentichiamo di ringraziare. L'impressione che si lascia è che eravamo felici di essere lì a dare supporto e si ricorderanno, la prossima volta che hanno bisogno, di chiamarci e non fare di testa loro.

Questi sono le "chiamate normali" ma come gestire casi di gravi infrazioni?

Come judge abbiamo il potere/dovere di intervenire per mantenere l'integrità del torneo. Con questo potere viene la responsabilità di agire immediatamente quando il potenziale di aggressione o altre forme di violenza potrebbe diventare un rischio reale.
L'applicazione delle norme di comportamento richiede un approccio che è allo stesso tempo delicato, diretto, empatico, fiducioso ed autorevole. In questo articolo, NON tratteremo le tipologie di condotta antisportiva ma esaminiamo alcuni metodi che è possibile utilizzare per disciplinarle.
Di fronte a una sanzione inaspettata, soprattutto un Game Loss (GL) o una partita persa (ML), la reazione di un giocatore può assumere diversi atteggiamenti. Anche se i casi reali sono pochi, non bisogna sottovalutare la possibilità che un giocatore possa diventare agitato, turbato, offensivo, o aggressivo.
La differenza spesso può essere creata da come noi ci poniamo nei confronti dei giocatori, la frase migliore da dire in questi casi è "Capisco che sei probabilmente deluso di questo risultato".
Con la maggior parte violazioni delle regole o errori, una pratica accettata è quella di identificare l'errore, spiegare l'infrazione, valutare la sanzione, e applicare la correzione, in questo ordine; soprattutto le la penalità riguarda una condotta antisportiva.

Quando si risponde ad uno sfogo, le seguenti operazioni sono efficaci nel mantenere l'integrità del torneo e la nostra sicurezza.

Intervenire immediatamente.

Quando sorge un conflitto tra due giocatori, è molto facile che nessuno dei due giocatori se la senta di fare marcia indietro, e continueranno ad affermare la correttezza della loro versione con crescente ferocia. In questa situazione, il Judge dovrebbe interrompere la comunicazione tra i giocatori immediatamente e portare l'attenzione su se stesso. Con una voce appropriata, "Ho bisogno che voi mi ascoltiate. Adesso." dovrebbe essere sufficiente cessare il conflitto ed avviare una conversazione gestita da noi. Chiediamo ad eventuali spettatori che possano essere stati coinvolti di allontanarsi dalla zona, ma di rimanere nei paraggi in caso di necessità.

Indagare.

Iniziamo spiegando che cosa abbiamo intenzione di fare, "Ora che ho la vostra attenzione, parlerò con voi separatamente, ed inizio con te. Ascolterò tutti e due prima di decidere, ed ho bisogno che entrambi mi ascoltiate. Va bene? " Questa semplice affermazione stabilisce la responsabilità comune di entrambi i giocatori. Allontaniamoci dal tavolo con il giocatore più agitato ed iniziamo a parlare. Così facendo si creerà una distanza fisica calmante tra i due.
L'ascolto attivo e l'ascolto riflessivo sono tecniche molto utili sia per ridurre il livello di conflitto e sia per accelerare una risoluzione effettiva. L'ascolto attivo comprende cose come mantenere il contatto visivo, ponendo domande di follow-up dirette ed adeguate, ed evitando espressioni che tradiscano l'incredulità. L'ascolto riflessivo è riformulare alcune parti della storia al giocatore con parole nostre. Questi metodi confermano ad entrambi i giocatori che sono stati ascoltati e sono stati trattati in modo equo, e di solito portano a calmarsi.

Consegnare la cattiva notizia.

Quando un giocatore commette infrazione USC, c'è un potenziale di reazioni emotive a spirale, che potrebbero essere fuori dalla nostra portata. Ma quando un giocatore ha violato l'integrità del torneo comportandosi in modo inaccettabile, le conseguenze della nostra NON-azione sono ancora più gravi.
Quando dobbiamo risolvere una situazione di condotta antisportiva, occorre pianificare il nostro approccio. Se un giocatore ha commesso qualcosa di più grave di USC-Minor, la situazione è già abbastanza imbarazzante per lui. E' preferibile in questi casi, per non rischiare di peggiorare la situazione, spiegare l'infrazione e la sanzione lontani dal tavolo, e poi riportare brevemente la penalità al tavolo.

Rimanere conciso.

Pur prendendo le misure adeguate per attenuare il conflitto e ridurre la tensione tra i giocatori, il processo può richiedere una notevole quantità di tempo.
L'integrità ed il tempo sono aspetti fondamentali per il torneo, in questo caso sono anche complementari.
A conti fatti, però, è meglio prendere un minuto in più per gestire bene una penalità USC che cercare di velocizzare il processo e lasciare i giocatori confusi ed agitati.
"Questa è la mia decisione finale. Se vuoi approfondire, sarò felice di farlo al termine del vostro incontro. Adesso ho bisogno che tu finisca la tua partita". Questa frase, in particolare quando è detta dall'HJ, è forse lo strumento migliore che abbiamo a nostra disposizione per ottenere la ripresa della partita in corso. Nella maggior parte dei casi, il giocatore in questione non ci cercherà dopo per discutere ulteriormente la questione, ma semplicemente avendo la possibilità di farlo ci garantirà che il giocatore non si senta eccessivamente "soffocato".

Ora dovremmo essere un po' più pronti a superare queste difficoltà…

Che altro dirvi? Conta molto anche il vostro aspetto, una donna o una persona mingherlina potrebbero essere viste come meno autorevoli, per cui se come me non tenete molto alla linea, ricordatevi che avere un po' di "robustezza" in più non guasta, anzi... :-D