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Draft Organization at Large Events (traduzione)
Articolo del 19-10-2010 a cura di Benati Daniele
Benati Daniele

Tag: Arbitrare Tornei best practices logistica draft REL Competitive

Damian Hiller, L3 Argentina
Jurgen Baert, L4 Belgio
 

Introduzione
Condurre un draft in un evento professionistico non può essere assolutamente paragonato ai piccoli eventi da 8 persone di un negozio, e nemmeno ai più grandi eventi FNM di 30 persone. Non solo per una questione di “dimensioni” ma anche per l’atmosfera professionale che si respira! Vi è un enorme differenza per quanto riguarda lo staff, il prodotto è stampato e il draft viene chiamato attraverso un sistema di Annunci Pubblici. Tutto questo fa si che organizzare (ed avere a che fare con) un evento di grosse proporzioni, sia un esperienza completamente diversa rispetto ai normali draft di media grandezza.

In ogni torneo, il tempo riveste un fattore importante, e questo è vero soprattutto negli eventi che includono una porzione di “limited”. D’altra parte, se non si fa attenzione, i tempi di preparazione potrebbero portare via molto più tempo di ciò che si vorrebbe, rendendo sia gli organizzatori che i giocatori insoddisfatti. Fortunatamente, vi sono molte tecniche a disposizione che possono aiutare ad affrontare questo problema. Questo articolo cercherà appunto di mettere in luce alcune strategie per gestire i draft nei grandi eventi, così da permettere a chiunque di affrontare questa porzione del torneo il più tranquillamente possibile.
 

Disposizione dei Tavoli
Se si vuole essere ben preparati prima di iniziare un draft ai Nazionali, al secondo giorno di un Gran Prix o a un Pro Tour, la prima cosa da fare è capire come sedere i giocatori al tavolo per il draft. Occorre non dimenticare che i tavoli non devono mai essere da più di 8 persone, e che quindi la maggioranza di essi sarà appunto di 8 persone.

In base al numero di tavoli a disposizione, e alla disposizione della stanza, potrebbe essere necessario qualche spostamento prima di far partire il draft. Avere gia definito un piano con cui affrontare questo problema è cruciale, poiché se tale spostamento è necessario porterà via moltissimo tempo.
Se sono disponibili tavoli rotondi, essi sono ovviamente i migliori per draftare. I giocatori potranno quindi disporsi in maniera omogenea attorno al tavolo, evitando in questo modo sbirciate accidentali. Inoltre se si hanno a disposizione tavoli rotondi, si avrà già la certezza che la parte di costruzione si terrà in tavoli diversi, il che semplifica notevolmente la logistica in momenti successivi.
 

Se non si hanno alternative all’utilizzo di tavoli rettangolari, occorre fare attenzione alle lunghezze dei blocchi di tavoli. È buona norma lasciare una o più sedie per distanziare i vari tavoli negli stessi blocchi, in modo da evitare possibili errori durante la fase di draft. Nella figura si può notare come nel primo caso i giocatori di un pod possano accidentalmente passare carte ai giocatori del pod adiacente. Se non si hanno a disposizione sedie vuote, è possibile usare altre forme che rendano ben visibile la separazione dei tavoli.
 
 
Se i tavoli a disposizione sono più piccoli di quelli mostrati nella figura sopra, è possibile rendere ancora più confortevole la situazione dei giocatori, dandogli più spazio: basta muovere due giocatori per ogni pod e metterli come capotavola. Questo, oltre a dare più spazio vitale ai giocatori, previene possibili sbirciate non intenzionali; ovviamente però, questa soluzione è fattibile solo nel caso in cui vi sia abbondante spazio a disposizione, in modo da evitare intralci nel movimento sia dei giocatori che degli arbitri tra i tavoli. Lo svantaggio di questa soluzione è che sarà necessario risistemare le sedie prima e dopo il draft, a meno che non si abbia a disposizione due set di tavoli, uno per draftare e uno per giocare; se si ha a disposizione uno staff numeroso, è comunque un problema risolvibile velocemente.
 
 
Si può andare oltre a questa idea ed usare ad esempio due tavoli rettangolari per ogni pod, creando in questo modo un tavolo il più possibile “quadrato” ottenendo più o meno gli stessi vantaggi che si avrebbero con un tavolo rotondo. Lo svantaggio è che per ottenere questa formazione occorre muovere molti tavoli e sedie, generando una grande perdita di tempo e confusione. Inoltre lo spazio richiesto per ottenere questo tipo di struttura molto spesso non è disponibile.
 
 
 
Materiale per il Draft
  • Occorre trovare le Checklist. Se non sono disponibili (o se non sono a sufficienza) sarà molto meglio rendersene conto qualche ora prima che ve ne sia un effettivo bisogno, così da poterle trovare o stampare.
  • Occorre controllare la presenza del prodotto già timbrato almeno un paio di turni prima che il draft cominci, oppure la sera prima, nel caso l’evento sia la prima cosa che avverrà il giorno successivo. Occorre essere certi di avere tutto il prodotto necessario, che sia della giusta espansione (controllando qualche bustina a campione) e che c’è ne sia abbastanza per tutti i giocatori. Specialmente per il secondo giorno di un GP questo particolare fa la differenza; inoltre occorre tenere in considerazione l’enorme quantità di tempo necessaria a timbrare ogni singola carta.
  • Occorre ordinare il prodotto in modo che sia adeguato all’ordine del pod. Questo deve essere posticipato il più possibile, poiché una volta che il prodotto sarà fuori dai box, occorrerà un arbitro che lo controlli fino al momento della distribuzione. Inoltre il prodotto non è mai nell’ordine migliore al fine della consegna, motivo per cui occorre riordinarlo in una maniera idonea. Nella figura è possibile vedere come il prodotto viene trovato nei box, e come invece dovrebbe essere ordinato per una facile e veloce distribuzione.

  • Occorre decidere preventivamente dove posizionare la Land Station, oppure più semplicemente evitare di averne una e posizionare quantitativi di terre sui tavoli durante la costruzione, in modo che i giocatori possano prenderle comodamente. La soluzione migliore dipende sostanzialmente dal quantitativo di terre che si hanno a disposizione, poiché normalmente distribuire terre sui tavoli comporta un utilizzo di terre maggiore di quello che si avrebbe con una Land Station; inoltre dipende anche dalla quantità di staff che si ha a disposizione poiché posizionare le terre sui tavoli è facile, ma raccogliere tutte quelle rimanenti porta via tempo. Se lo staff o la quantità di terre sono scarse, è meglio optare per l’allestimento di 2 o 3 Land Station in cui i giocatori possano servirsi in maniera autonoma. In questo caso, il numero di Land Station dipende dal numero di giocatori presenti. Il controllo dei movimenti è la chiave per la buona riuscita di questa soluzione: occorre evitare gli ammassamenti fornendo molto spazio di fronte alla Land Station in modo che i giocatori possano accodarsi comodamente. Se invece lo staff e le terre sono abbondanti, la soluzione migliore è distribuire le terre sui tavoli, limitando così le perdite di tempo dovute a giocatori che si alzano.
  • Per gli eventi sealed deck di grossa portata, non avere una Land Station è la soluzione migliore, poiché molti giocatori si ammasserebbero nelle sue vicinanze al termine del tempo di costruzione, creando confusione. Per i draft invece, l’afflusso di giocatori è molto più casuale, rendendo migliore l’utilizzo della Land Station, poiché si presta anche come punto di raccolta per le liste dei mazzi.
  • Così come per la Land Station, occorrerà pensare ad una strategia per la raccolta delle liste dei mazzi. Se si utilizza una Land Station, si possono posizionare lì degli arbitri addetti alla raccolta, in modo che i giocatori possano prendere le terre e consegnare la lista nello stesso momento. Oppure si possono posizionare gli arbitri vicini ai luoghi in cui vengono affissi i pairings, in modo che i giocatori, controllando il proprio tavolo, possano trovare un arbitro pronto a raccogliere la loro lista, ottenendo come vantaggio di avere liste ordinate alfabeticamente. Un'altra soluzione è selezionare un gruppo di arbitri che si aggirino tra i tavoli raccogliendo le liste, rischiando di perdere qualche lista, ma creando anche meno confusione per i giocatori. L’importante è decidere in precedenza la strategia da adottare, e che tutti gli arbitri coinvolti siano consapevoli di quale essa sia, poiché i giocatori chiederanno spesso cosa devono fare con la lista, anche se è stato annunciato in precedenza.
 
 
Judge Briefing: Comunicazione tra Arbitri
Tutte queste idee e soluzioni di cui si è parlato fino ad ora sono ottime, ma si riveleranno inutili se le persone coinvolte nella messa in opera non sono perfettamente informate su quali siano i loro compiti. Molte cose devono essere fatte contemporaneamente, e se anche uno solo dovesse commettere un errore, tutti quanti ne sentiranno il peso e verranno fermati o ritardati nell’esecuzione. Una catena è tanto forte quanto il suo anello più debole; non sarà mai sufficiente ripetere come la comunicazione tra arbitri sia fondamentale se fatta in tempo e tanto a lungo quanto sia necessario. Occorre ricordare come nei draft di grossa portata, siano a disposizione staff molto grandi: questo richiede quindi un meeting degli arbitri, o quantomeno un meeting dei vari team. Creare un piccolo documento precedentemente al torneo aiuta sempre moltissimo, ma il meeting offrirà un occasione di rinfrescare la memoria in modo da essere sicuri che nulla sia stato frainteso. In tutto questo però, la cosa fondamentale da tenere in mente è che la risorsa più importante è il tempo e che occorre fare tutto il possibile per usarlo nel migliore dei modi.
 

Logistica dei draft e movimento dei Giocatori
Una volta che il prodotto è stato ordinato, che le checklist sono state trovate, ed i tavoli sistemati, il draft può cominciare. Giusto? Sbagliato! Vi sono ancora un paio di cose rimaste da fare.
Come prima cosa, occorre mettere il prodotto sui tavoli. È importante notare come sia necessaria un area completamente sgombra da giocatori per effettuare la distribuzione, giusto per evitare che il prodotto sparisca magicamente o venga spostato. A meno che non vi sia una mancanza di tempo o manodopera, è più indicato mettere le bustine di fronte a ciascun posto, invece che mettere un singolo blocco di 24 bustine al centro del tavolo. Questo aiuterà i giocatori a trovare il loro posto al tavolo e diminuirà la confusione. Mentre sta avvenendo la distribuzione, è utile sistemare il foglio con i seatings, in modo che i giocatori sappiano dove sedersi. A meno che non sia noto che i giocatori siano molto esperti e non abbiano problemi a trovare il loro posto al tavolo autonomamente, un buon accorgimento è tenere un arbitro ad ogni tavolo che si occupi di controllare che tutto avvenga correttamente, controllando la posizione di ogni giocatore; ma di nuovo, anche questa soluzione dipende dallo staff.
Inoltre, occorre pianificare come si ha intenzione di far muovere i giocatori nella sala. Questo può suonare strano, ma è invece molto utile averlo ben chiaro, poiché meno i giocatori devono camminare per trovare le loro posizioni, più tempo sarà risparmiato. Inoltre, se i giocatori devono camminare con le loro carte draftate in mano tra la parte di draft e la costruzione, si vuole limitare il più possibile i contatti, in modo da evitare che le carte cadano in terra, vengano perse, oppure che i giocatori parlino dei loro mazzi ecc.
 
La cosa più importante da definire è se vi siano abbastanza tavoli da permettere il draft in posizioni diverse rispetto alla costruzione. Se il numero è sufficiente si potranno evitare alcuni problemi:
  • Si possono mettere le checklist sui tavoli adibiti alla costruzione prima o durante il draft. In questo modo i giocatori non dovranno spostarsi con le liste in mano (evitando di perderle), e non dovranno aspettare che vengano distribuite (nel caso in cui esse possano essere distribuite solo dopo il draft).
  • Si possono far muovere i giocatori in ordine di tavolo, facendo spostare solo piccoli gruppi. Se vi sono meno persone che si muovono contemporaneamente, è minore il rischio che si mettano a parlare o che perdano carte. Nella figura sotto è possibile vedere questo metodo.
Una variante è che i giocatori lascino il loro posto in base alla loro posizione nel draft. Questo viene accompagnato dall’annuncio ad ogni giocatore nella posizione numero #1 di raggiungere la posizione numero #1 nel tavolo della costruzione e così via per tutti gli altri. Questa variante però presenta dei rischi: quando i giocatori vedono gruppi alzarsi e spostarsi, tendono a fare lo stesso anche se non è il loro turno, rischiando di creare un effetto a catena che sfocia in un caos generale impossibile da arrestare.
  • Non vi è necessità di sistemare o pulire (velocemente) l’area. I numeri dei tavoli e i numeri dei pod possono essere messi su set di tavoli differenti, le sedie non devono essere spostare, non ci sarà nessun rimasuglio di bustine aperte durante il draft dove i giocatori costruiranno il mazzo, ecc.
 
Indipendentemente dalla disponibilità o no di due aree separate o due set di tavoli disponibili, vi sono alcune scelte che è importante fare:
  • Si ha intenzione di fare un meeting dei giocatori prima del draft? Nell’ipotetico evento che si sta per gestire, i giocatori si siederanno direttamente ai pod o si fermeranno prima ai tavoli della costruzione? In alcuni casi, la prima opzione è l’unica realmente applicabile; ad esempio per il primo draft del day2 ad un GP, dove è necessario fare l’appello per definire giocatori presenti o assenti (e che quindi non verranno messi in alcun pod). Ci sono vantaggi utilizzando i tavoli della costruzione: si possono tenere i giocatori in silenzio prima che sappiano con chi devono draftare, e i giocatori non si aggireranno con le loro bustine troppo presto. D’altra parte però, sono richiesti più movimenti da parte dei giocatori nella sala del torneo. Spesso, agli eventi professionali, i giocatori sono gia sufficientemente esperti da sapere cosa possono o non possono fare, ma è un dato da non dare per scontato: se vi è la possibilità, il metodo migliore e più veloce è organizzare un meeting dei giocatori direttamente al loro pod; sacrificare un po’ di tempo per guadagnare un meeting che porti chiarezza è un investimento da non sottovalutare.
  • Come e quando verranno distribuite le checklist? Verranno messe sul tavolo della costruzione o sul tavolo del draft? Se vi sono due aree, questo problema è rapidamente risolvibile, ma se vengono usati gli stessi tavoli per la costruzione e per il draft occorre riflettere bene a riguardo.
  • Come ci si aspetta che i giocatori trovino dove costruire i loro mazzi? Se si usano i tavoli della costruzione per il meeting, allora i giocatori dovrebbero gia conoscere il loro numero di tavolo. D’altra parte, dovendo fare un draft che comporta molta concentrazione da parte loro, potrebbero aver dimenticato il numero. Scrivere il numero del tavolo sulla lista del mazzo che viene pre-distribuita è una buona soluzione, ma non la migliore dato che potrebbero smarrirla o dimenticarla in giro; è molto meglio chiedere ai giocatori di ricordare tale numero per quando il draft sarà finito, e tenere affissi i seatings per tutti quelli che potrebbero dimenticarlo, così da potersi rinfrescare la memoria.

Un'altra soluzione che si può attuare nel caso il meeting avvenga al tavolo del draft (o nel caso non avvenga alcun meeting), è di mettere i seatings ad ogni tavolo, contenenti solo i nomi dei giocatori del tavolo. Da notare che non esiste alcuna versione del DCI Reporter che attualmente supporti una simile funzione, quindi questo deve essere fatto manualmente dallo Scorekeeper. Se i nomi dei giocatori sono conosciuti in anticipo, questo può essere fatto velocemente con qualche programma simile ad Excel. Il vantaggio di usare questo metodo è che i giocatori non si muoveranno tutti nello stesso momento per andare a vedere il loro posto per costruire. Se lo Scorekeeper si sente pronto ad un incarico simile, allora questa soluzione sarà certamente la migliore di tutte! Distribuendo questi fogli durante il draft, mentre si fa pulizia e si raccolgono gli altri fogli messi in precedenza (come i seatings dei pod), quando il draft sarà finito, i giocatori potranno trovare il loro numero di tavolo senza muoversi. Basterà annunciare col microfono dove possono trovare il foglio, poco prima di cominciare a muovere i giocatori in ordine.


Da non dimenticare: Nel caso in cui si decida di non mettere le terre sparse sui tavoli, occorrerà allestire una land station durante la fase di costruzione. Occorre avere gia ben chiaro dove allestirla al momento della preparazione. Occorre inoltre essere certi che vi siano abbastanza terre disponibili di ogni tipo, e che la land station sia ben equipaggiata di staff, specialmente se si vogliono raccogliere le checklist.

Avere arbitri designate a raccogliere le liste dopo qualche minuto che la fase di costruzione è iniziata, generalmente è un ottima idea poiché alcuni giocatori finiranno tutto molto in fretta. Occorre essere sicuri che gli arbitri siano pronti e attivi! Essi possono infatti controllare che sulla lista vi sia il nome e che siano listate le terre base, ma occorre che essi lo facciano per tutti i giocatori o per nessuno. Controllare la presenza del nome è particolarmente importante, e quindi tale controllo è una delle priorità degli arbitri che raccolgono le liste. Anche questo però, dipende molto dalla grandezza dello staff che si ha a disposizione. È importante non dimenticare che una volta che la lista viene consegnata, è considerata finale e non sarà più possibile apportare cambiamenti. Alcuni giocatori potrebbero voler verificare di aver compilato la lista correttamente dopo averla consegnata; questo potrebbe essere un buon servizio da fornire nel caso lo staff sia sufficiente e vi sia il tempo per farlo. Occorre però rimanere con il giocatore, poiché la lista consegnata è comunque quella definitiva.
 

Il Draft
Durante il draft la sfida logistica sparisce per qualche tempo, e lascia spazio alla concentrazione degli arbitri nel controllare che il draft sia effettuato in maniera corretta. Un arbitro (non il Capo Arbitro) dovrebbe essere impegnato a chiamare il draft, mentre gli altri sono in sala.

Occorre essere sicuri di avere qualche bustina di emergenza pronta a sostituire eventuali bustine fallate, e che gli arbitri che hanno il compito di portare queste bustine siano ben attenti e sparsi nella sala in modo da intervenire tempestivamente. Gli altri arbitri devono sempre essere ben informati su chi stia svolgendo tale lavoro e soprattutto dove esso si trovi, nel caso succeda qualcosa di sbagliato.
Inoltre è utile sapere e ricordare agli altri arbitri che una volta che il pacchetto viene aperto e il draft è cominciato, per nessuna ragione dev’essere fermato, anche se qualcosa va storto, a meno che il problema non coinvolga un certo numero di tavoli. Un arbitro deve recarsi al tavolo in questione il più velocemente possibile, capire il problema e risolverlo in maniera che poi il tavolo possa continuare per conto suo. Questo può avvenire continuando il timer generale del draft qualche pick dopo (nel caso non sia servito troppo tempo per risolvere il problema) o, se il tempo impiegato è troppo elevato, l’arbitro può decidere di tenere il tempo di quel singolo tavolo separato da quello generale. In ogni caso, l’arbitro che chiama il draft generale al microfono dovrà aver cura di controllare che tutti i tavoli siano pronti prima di procedere al passo successivo del draft. I problemi più comuni sono giocatori che prendono il pacchetto sbagliato (aprono la bustina C invece della B), distribuzione errata delle rare (totale assenza di rare o numero troppo elevato di non comuni ecc), oppure giocatori che trovano nel pacchetto un numero errato di carte (più o meno carte di quelle che dovrebbero esserci). I primi due tipi di errori possono essere trovati e risolti velocemente, ritardando il draft di qualche pick, mentre il terzo tipo di errore potrebbe essere più difficile da notare; qualsiasi cosa succeda però, è fondamentale che nessun arbitro gridi “Fermate il Draft!!” quando vi è un problema al singolo tavolo.
 
È importantissimo prevenire che i giocatori barino. Qualche volta può succedere che un giocatore inavvertitamente veda le carte di un altro giocatore a seguito di un involontario movimento degli occhi, ma altrettanto spesso i giocatori cercano di barare guardando le carte del proprio vicino per trarne un vantaggio. L’occhio vigile degli arbitri è la chiave in questa situazione. Se un arbitro ha notato qualcuno che a suo parere sta cercando di barare, è utile assegnare un secondo arbitro che possa verificare. Questa verifica è utile non solo come conferma, ma anche come ulteriore testimonianza nel caso il giocatore stesse veramente barando. Se si sospetta di qualcuno, è utile cercare di guardare gli occhi della persona sospetta. Un buon modo per farlo è stare il più lontani possibile in modo da non essere notati, ed abbassarsi in modo da avere i propri occhi alla stessa altezza della persona, o ancora più bassi; in questo modo si ha una visuale decisamente più chiara che rimanendo in piedi. Infine, ricordarsi sempre che gli arbitri devono guardare COME uno drafta e non COSA sta draftando.
I momenti cruciali in cui i giocatori tendono a guardarsi intorno sono:
  • Subito dopo aver preso in mano le proprie carte draftate, per ricontrollarle tra un pacchetto e l’altro;
  • Poco prima di passare al pacchetto successivo, dopo aver ricontrollato le carte draftate;
  • Praticamente ogni volta che il pick avviene e il proprio vicino non lo ha ancora effettuato;
  • Quando un giocatore deve ancora effettuare il pick e invece il proprio vicino lo sta facendo.
Occorre essere sicuri di essere attenti in queste situazioni. Inoltre occorre tenere in mente che una volta che il secondo pacchetto ha cominciato a girare, i benefici derivanti dal guardare i pick del vicino sono solo marginali.

Di nuovo, esistono più modi di affrontare il problema. Si può fare in modo che ogni arbitro controlli uno o più tavoli, oppure si può far girare per la sala gli arbitri liberamente. Oppure una combinazione delle due possibilità. Avere un arbitro designato per ogni tavolo assicura una buona copertura di tutti i tavoli in ogni momento, dato che altrimenti, gli arbitri che girano per la sala non offrirebbero una copertura costante. D’altra parte gli arbitri “mobili” possono scambiarsi più velocemente nel caso vi sia un sospetto di giocatore che bara.

Se si è giunti alla conclusione che un giocatore stia barando, occorre informare il capo arbitro di tutti i particolari e lasciare che il giocatore completi il draft come se niente fosse successo in modo da non danneggiare gli altri giocatori del tavolo. Una volta che il draft sarà completato non resterà altro da fare che far fare al capo arbitro il suo lavoro.

Un ultima cosa da ricordare è di non essere troppo zelanti in queste situazioni. Molti giocatori sono sufficientemente intelligenti da non barare. Tenere gli occhi aperti va bene, ma cercare di vedere cose che non sono successe non è indicato.
 
 
In conclusione
I draft ad eventi professionistici di grande portata possono diventare incubi logistici se non si è ben preparati, ma con qualche consiglio ed una buona dose di buon senso, non sarà difficile far si che tutto si svolga senza problemi. Una buona progettazione, una buona comunicazione e riflessi pronti saranno la chiave per far si che il torneo fili liscio. Speriamo che questo articolo sia stato di qualche aiuto a tutti gli arbitri che si troveranno a dover coprire uno degli incarichi descritti, durante un draft.
 
 
 

Traduzione: Daniele Benati, L1
Revisione: Fabio Ivona, L2
Articolo originale qui.